Zasada konkurencyjności i jak działa baza konkurencyjności
Zasada konkurencyjności i baza konkurencyjności pomagają beneficjentom funduszy unijnych wydawać środki w sposób uczciwy i przejrzysty. To narzędzie, które nie tylko ułatwia spełnianie wymogów formalnych, ale też zapewnia, że Twoje działania przyczyniają się do realizacji większych celów – społecznych, środowiskowych i gospodarczych. Zapoznaj się ze szczegółami, aby prawidłowo wydatkować dotację.
Co to jest baza konkurencyjności?
Baza konkurencyjności to specjalna platforma internetowa, gdzie beneficjenci funduszy unijnych mogą publikować zapytania ofertowe i otrzymywać propozycje od wykonawców. Dzięki niej cały proces jest przejrzysty i łatwy do śledzenia. Obecna wersja bazy umożliwia zakładanie konta, publikację ogłoszeń i składanie ofert, a ogłoszenia ze starej wersji nadal można znaleźć w archiwum.
Dlaczego zasada konkurencyjności jest ważna?
Kiedy korzystasz z dofinansowania z funduszy unijnych, takich jak Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego czy Europejski Fundusz Społeczny, musisz przestrzegać zasad, które zapewniają uczciwość i równe szanse dla wszystkich wykonawców. Chodzi o to, by wydatkować środki w sposób przejrzysty, proporcjonalny i sprzyjający realizacji celów społecznych czy środowiskowych.
Jak to wygląda w praktyce?
Publikacja zapytań ofertowych w bazie konkurencyjności to kluczowy krok w przestrzeganiu tych zasad. Dzięki temu potencjalni wykonawcy mogą zapoznać się z Twoimi wymaganiami i złożyć swoje oferty. Proces ten ma być prosty i zrozumiały dla każdego, kto się z nim zetknie, nawet po raz pierwszy.
Czy są wyjątki?
Nie zawsze trzeba korzystać z zasady konkurencyjności. Na przykład, jeśli wartość zamówienia nie przekracza 50 tysięcy złotych netto, albo gdy zamówienie dotyczy specyficznych sytuacji, takich jak klęska żywiołowa, możesz skorzystać z uproszczonych procedur. Ważne, by każda taka sytuacja była odpowiednio udokumentowana.
Co jeśli nikt nie odpowie na zapytanie?
Zdarza się, że mimo publikacji ogłoszenia nie wpłyną żadne oferty albo wszystkie będą niezgodne z wymaganiami. W takim przypadku możesz podpisać umowę bez konieczności ponownej publikacji zapytania, pod warunkiem, że warunki zamówienia pozostaną bez zmian.
Jak wygląda proces postępowania o udzielenie zamówienia?
W ramach projektów finansowanych ze środków zewnętrznych szczególne miejsce zajmuje postępowanie o udzielenie zamówienia. Proces ten jest kluczowy dla przejrzystości, efektywności i zgodności z zasadami konkurencyjności.
Szacowanie wartości zamówienia
Pierwszym krokiem jest obliczenie szacunkowej wartości zamówienia. To wartość wynagrodzenia wykonawcy, ustalana bez uwzględnienia podatku VAT. Ważne jest, aby dokumentować ten proces tak, by możliwe było jego skontrolowanie. W przypadku zamawiających zobowiązanych do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych (Pzp), szacowanie wartości odbywa się zgodnie z tą ustawą. Gdy wartość nie przekracza progów określonych w Pzp, stosuje się zasady określone w dokumentacji projektowej.
Nie wolno sztucznie dzielić zamówienia lub zaniżać jego wartości, aby uniknąć stosowania zasad konkurencyjności. Przy obliczaniu wartości należy uwzględnić trzy kryteria tożsamości: przedmiotową, czasową i podmiotową, czyli: rodzaj usług lub dostaw, czas ich realizacji oraz możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.
Konflikty interesów i ich unikanie
Niezwykle ważnym aspektem jest zapobieganie konfliktom interesów. Zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo z zamawiającym. Osoby zaangażowane w postępowanie muszą zachować obiektywizm i składać pisemne oświadczenia o braku powiązań, które mogłyby wpłynąć na bezstronność.
Opis przedmiotu zamówienia
Opis zamówienia powinien być precyzyjny, jasny i wyczerpujący, by umożliwić wykonawcom przygotowanie ofert. Nie można odnosić się wprost do konkretnych marek, patentów czy procesów, które mogłyby faworyzować określonych dostawców, chyba że jest to uzasadnione. W takich przypadkach trzeba dodać sformułowanie „lub równoważne” i określić cechy, które pozwolą ocenić „równoważność” zastosowanych rozwiązań.
Warunki udziału i kryteria oceny ofert
Zamawiający może określić warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy, dotyczące m.in. ich doświadczenia, kwalifikacji zawodowych czy sytuacji finansowej. Warunki te muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i zapewniać uczciwą konkurencję. (Wymaganie 2 mln zł wartości zrealizowanych inwestycji przy zamówieniu o wartości 500 tys. zł byłoby nadmierne, ale już 2 usługi na wartość jakiej dotyczy zapytanie – jest ok) .
Kryteria oceny ofert muszą być jednoznaczne, zrozumiałe i związane z przedmiotem zamówienia. Oprócz ceny można uwzględniać takie aspekty, jak jakość, termin realizacji czy kwalifikacje zespołu. Ważne jest jednak, by kryteria te nie dotyczyły samych właściwości wykonawców (kryteria podmiotowe).
Terminy składania ofert i wybór wykonawcy
Minimalny czas na złożenie oferty to 7 dni w przypadku dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych. W przypadku większych zamówień terminy są dłuższe i wynoszą odpowiednio 30 dni.
Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się na podstawie określonych wcześniej kryteriów. Jeżeli cena lub koszt budzą wątpliwości, zamawiający może zażądać szczegółowych wyjaśnień od wykonawcy. Wybór jest dokumentowany w protokole postępowania, który obejmuje m.in. wykaz ofert, wyniki oceny i uzasadnienie wyboru.
Podsumowanie
Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia wymaga znajomości wielu zasad i przepisów. Kluczowe jest zapewnienie przejrzystości, równego traktowania wykonawców oraz unikanie konfliktów interesów. Dobrze przeprowadzony proces jest fundamentem skutecznej realizacji projektu i spełnienia wymagań instytucji finansujących. Jeśli macie pytania lub potrzebujecie wsparcia w realizacji zamówień w projektach, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem Tomas Consulting.